เคยได้ยินเรื่อง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจ ด้วย กฎ 4 ข้อ ไหม การใช้กฎ 4 ข้อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจนั้นเป็นการเพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจ ซึ่งจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้ทุกอย่างนั้นเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดี เมื่อมีการตัดสินใจที่รวดเร็ว การทำงานของทีมก็จะเร็วขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ และผลงานก็จะเพิ่มขึ้นอย่างผิดหูผิดตา ทีมของคุณก็จะพัฒนาขึ้นได้อย่างน่าทึ่ง สอดคล้องกับการเพิ่มจำนวนผลงานของลูกทีมด้วย เมื่อประสิทธิภาพของการทำงานของทีมพัฒนาขึ้น ก็นำไปสู่การแก้ปัญหาอื่นๆ ได้ในคราวเดียว เหมือนโดมิโนที่ล้มต่อกันไป กฎ 4 ข้อ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจ จะมีอะไรบ้าง เราไปติดตามรายละเอียดของกฎแต่ละข้อกัน

 

กฎข้อที่ 1

      ข้อแรกเป็นกฎด้านทัศนคติการตัดสินใจ โดยให้เราตัดสินใจทำด้วยความแม่นยำเพียง 70% ไม่จำเป็นต้องถึง 100%
      เกณฑ์การตัดสินใจให้แม่นยำ 70% ของแต่ละคนอาจแตกต่างกัน บางคนอาจยึดภาพรวมของเอกสารหรือปริมาณข้อมูล แต่จะมีจุดร่วมที่เหมือนกันคือ การมุ่งเน้นความรวดเร็ว โดยแต่ละระดับมีลักษณะดังนี้
      -ความแม่นยำ 100% เตรียมตัวจนรู้สึกว่าสมบูรณ์แบบ กระทั่งวินาทีสุดท้ายในวันนัดหมาย (เมื่อใกล้ถึงวันนัดหมาย ถ้าคิดจะแก้ไขหรือปรับปรุงก็ทำได้ยากแล้ว)
      -ความแม่นยำ 70% เตรียมตัวไว้ล่วงหน้าก่อนถึงวันนัดหมาย โดยมีข้อมูลในระดับที่สามารถตอบคำถามที่คาดว่าจะมีคนถามได้
      -ความแม่นยำ 50% เตรียมตัวไว้ล่วงหน้าก่อนถึงวันนัดหมาย โดยมีข้อมูลในระดับที่สามารถตอบคำถามต่อการตัดสินใจของผู้อื่นได้

      สิ่งสำคัญคือ เราต้องจับประเด็นให้ได้ว่าผู้ที่เราติดต่อด้วยนั้นให้ความสำคัญกับเรื่องอะไรมากที่สุด

กฎข้อที่ 2

      กฎข้อที่ 2 เป็นกฎเกี่ยวกับความรวดเร็วในการตัดสินใจ หากถามว่าทำอย่างไรจึงจะเพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจให้สูงขึ้นได้ คำตอบคือ ต้องเพิ่มความรวดเร็วในการรวบรวมข้อมูลประกอบการตัดสินใจให้สูงขึ้น

      การเพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจ ทำได้ด้วยการเพิ่มความรวดเร็วในการรวบรวมข้อมูลประกอบการตัดสินใจให้สูงขึ้น ดังนั้นเวลารวบรวมข้อมูลประกอบการตัดสินใจ จึงควรยืมความสามารถของคนอื่นมาใช้เท่าที่จะทำได้ หรือการรวบรวมสมองภายนอกที่เต็มไปด้วยไอเดีย ถ้า 4 คน เสนอไอเดียได้คนละ 5 เรื่อง ก็จะได้ไอเดียใหม่ 20 เรื่อง ยิ่งเรามีจำนวนสมองภายนอกมากเท่าไร ก็จะยิ่งแสดงถึงคุณภาพผลลัพธ์ได้มากเท่านั้น

      หากเราพยายามตัดสินใจโดยพึ่งแต่ฮาร์ดดิสก์ของตัวเอง ก็จะมีข้อมูลอ้างอิงจำกัด จึงเป็นธรรมดาที่จะตัดสินใจไม่ได้สักที สิ่งสำคัญสำหรับการเพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจให้สูงขึ้นคือ การมีฮาร์ดดิสก์แบบพกพาจำนวนมากอยู่นอกตัวเรา

กฎข้อที่ 3

      กฎข้อที่ 3 จะเกี่ยวข้องกับรูปแบบการตัดสินใจของหัวหน้า การตัดสินใจของหัวหน้าแบ่งเป็น 2 รูปแบบหลัก
      1. หัวหน้าเป็นผู้ขับเคลื่อน
      2. สมาชิกในทีมเป็นผู้ขับเคลื่อน

      ดังนั้น ขอเพียงลูกทีมจัดเตรียมข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่เหมาะสมให้ครบถ้วน ที่เหลือก็แค่ให้หัวหน้าตัดสินใจว่า “ได้” หรือ “ไม่ได้” ถ้าให้หัวหน้าทีมเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องงานส่วนใหญ่แล้ว จะทำให้เวลามีไม่พอแน่นอน ดังนั้น ควรตั้งเป้าหมายให้การตัดสินใจของทีม 90 เปอร์เซ็นต์เป็นรูปแบบที่สมาชิกในทีมเป็นผู้ขับเคลื่อน โดยหัวหน้าจะขับเคลื่อนส่วนที่เหลืออีก 10% ซึ่งจะทำให้เขาจัดสรรเวลาได้มากขึ้น จัดการปัญหาได้อย่างมีสมาธิ และยังช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจในภาพรวมได้ดี

ตราบใดที่หัวหน้ายังไม่ตัดสินใจอย่างหนักแน่นว่าจะลดงานที่ตัวเองขับเคลื่อน งานที่สมาชิกในทีมเป็นผู้ขับเคลื่อนก็จะไม่มีทางเพิ่มขึ้นได้เลย

กฎข้อที่ 4

      กฎข้อที่ 4 คือการโน้มน้าวหัวหน้าให้ตัดสินใจอย่างรวดเร็ว เราจึงต้องจับให้ได้ว่าคนที่อยู่เบื้องบนเป็นคนเช่นไร เพื่อจะทำให้เขาตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ปัจจัยการขับเคลื่อนมาจากความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในองค์กร สิ่งสำคัญจึงเป็นการเกลี้ยกล่อมผู้อยู่เบื้องบน การทำความเข้าใจอีกฝ่ายว่าเป็นคนอย่างไรนั้นเป็นเรื่องธรรมดาก็จริง แต่หากมัวแต่ยึดว่าต้องรีบลงมือทำอย่างเดียว ก็มักกลายเป็นความสะเพร่าโดยไม่คาดคิด ดังนั้นเวลาย้ายแผนกหรือเปลี่ยนที่ทำงาน สิ่งแรกที่ต้องทำคือ การพยายามมองหัวหน้าคนใหม่ให้ออก

      ถ้าจับแนวทางการดำเนินงาน นโยบาย และหลักการตัดสินใจของหัวหน้าแต่ละคนได้ เช่น เป็นคนที่เน้นการอ่านเอกสารหรือไม่ หรือเป็นคนที่ตัดสินใจจากข้อมูลหรือไม่ ก็จะทำให้เรายึดรูปแบบการทำงานเหล่านั้นและทำงานสนองได้อย่างรวดเร็ว